@-Retain

Procedura di conservazione a norma per la piattaforma open source ECM Alfresco in grado di operare in forma integrata con tutti gli operatori accreditati AGID

Alternativamente può produrre pacchetti di archiviazione standard syncro UNI 11386:2010 e permettere di svolgere in completa autonomia la conservazione a norma a soggetti pubblici o privati che lo desiderino.

@ Retain è stato sviluppato per offrire agli utilizzatori del sistema ECM Alfresco, sia in edizione Community che in edizione Enterprise, una procedura di gestione della conservazione per documenti digitali conforme alla normativa italiana in grado di operare sui documenti archiviati centralmente su Alfresco e di rappresentare correttamente i procedimenti documentali amministrativi e la fascicolazione. Tutti i documenti archiviati sono organizzati secondo classi documentali specifiche e gestiti opportunamente per il processo di conservazione. Le classi documentali di archivio sono mappate su specifiche tipologie di conservazione a norma secondo le regole tecniche contenute nel DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013. “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.”

Seguendo le linee guida per la conservazione a norma espresse dalla Agenzia per l'Italia digitale @ Retain fornisce gli strumenti per la configurazione e la gestione del processo di conservazione basandosi sul concetto di "tipologia di conservazione". Ciascuna tipologia di conservazione possiede i propri parametri di gestione (n. di pacchetti di versamento/archiviazione prodotti, frequenza, dimensione..) ed i propri controlli di consistenza (formati dei documenti, validità delle firme, integrità, presenza dei metadati minimi..)

@ Retain è in grado di rappresentare correttamente lo svolgimento del procedimento amministrativo mediante il supporto completo delle funzioni di fascicolazione con modalità differenziale.

Ogni qual volta viene modificata la struttura di un fascicolo, anche se è già posto in conservazione, @-Retain reagisce aggiornando in conservazione a norma solo le informazioni che sono necessarie.

In tal modo @-Retain ottimizza l'occupazione di spazio ed i costi correlati al servizio di conservazione e nello stesso tempo è in grado di offrire all'atto della esibizione l'insieme dei documenti di un fascicolo corredato dalle evidenze di conservazione che permettono di ricostruire lo svolgimento nel tempo del processo documentale amministrativo sotteso. @-retain fornisce quindi una soluzione di gestione della conservazione a norma in grado di fornire la massima certezza giuridica possibile ai procedimenti documentali pubblici e privati.

La soluzione offre una avanzata interfaccia amministrativa in tecnologia web ajax per il responsabile della conservazione nella quale è possibile monitorare il processo di conservazione, supervisionare la creazione e l'invio dei pacchetti di versamento ai conservatori esterni, identificare eventuali errori o non conformità sui documenti prima che essi entrino in conservazione a norma, ricercare e recuperare i pacchetti esterni per l'esibizione anche partendo da uno specifico documento.

Tutti i documenti raccolti nei volumi vengono sottoposti a controlli che dipendono dalla tipologia di conservazione. Tali controlli possono riguardare la corretta presenza dei metadati minimi necessari alla conservazione a norma, la validità dei certificati di eventuali firme digitali e altro. In ogni momento è possibile ispezionare i documenti che sono presenti in uno pacchetto e gli eventuali errori presenti nei pacchetti che ne inibiscano la corretta chiusura. @ Retain può essere integrato con un polo di conservazione esterno mediante un assortimento di connettori per i principali conservatori accreditati. Quando così configurato, @ retain mantiene traccia dei pacchetti di versamento inviati fornendo anche le funzioni integrate di "recupero" dei pacchetti dal polo. I pacchetti recuperati vengono archiviati in uno specifico spazio documentale dal quale è possibile generare i pacchetti di esibizione e fornirli direttamente su supporto rimuovibile in caso di richiesta 

Seguendo le linee guida per la conservazione a norma espresse dalla Agenzia per l'Italia digitale @ Retain fornisce gli strumenti per la configurazione e la gestione del processo di conservazione basandosi sul concetto di "tipologia di conservazione". Ciascuna tipologia di conservazione possiede i propri parametri di gestione (n. di pacchetti di versamento/archiviazione prodotti, frequenza, dimensione..) ed i propri controlli di consistenza (formati dei documenti, validità delle firme, integrità, presenza dei metadati minimi..) @ Retain è in grado di rappresentare correttamente lo svolgimento del procedimento amministrativo mediante il supporto completo delle funzioni di fascicolazione con modalità differenziale. Ogni qual volta viene modificata la struttura di un fascicolo, anche se è già posto in conservazione, @-Retain reagisce aggiornando in conservazione a norma solo le informazioni che sono necessarie. In tal modo @-Retain ottimizza l'occupazione di spazio ed i costi correlati al servizio di conservazione e nello stesso tempo è in grado di offrire all'atto della esibizione l'insieme dei documenti di un fascicolo corredato dalle evidenze di conservazione che permettono di ricostruire lo svolgimento nel tempo del processo documentale amministrativo sotteso. @-retain fornisce quindi una soluzione di gestione della conservazione a norma in grado di fornire la massima certezza giuridica possibile ai procedimenti documentali pubblici e privati. La soluzione offre una avanzata interfaccia applicativa web ajax per il responsabile della conservazione nella quale è possibile controllare il processo di conservazione, supervisionare la creazione e l'invio dei pacchetti di versamento ai conservatori esterni, identificare eventuali errori o non conformità sui documenti prima che essi entrino in conservazione a norma, ricercare e recuperare i pacchetti esterni per l'esibizione anche partendo da uno specifico documento.

Tutti i documenti raccolti nei volumi vengono sottoposti a controlli che dipendono dalla tipologia di conservazione. Tali controlli possono riguardare la corretta presenza dei metadati minimi necessari alla conservazione a norma, la validità dei certificati di eventuali firme digitali e altro. In ogni momento è possibile ispezionare i documenti che sono presenti in uno pacchetto e gli eventuali errori presenti nei pacchetti che ne inibiscano la corretta chiusura. @ Retain può essere integrato con un polo di conservazione esterno mediante un assortimento di connettori disponibili per i principali conservatori accreditati.

Quando così configurato, @ retain mantiene traccia dei pacchetti di versamento inviati fornendo anche le funzioni integrate di "recupero" dei pacchetti dal polo di conservazione esterno integrato. I contenuti di interesse recuperati vengono archiviati in uno specifico spazio documentale dal quale vengono generati i pacchetti di esibizione pronti per essere forniti comodamente su supporto rimuovibile o tramite allegato per pec in caso di richiesta.

@-Retain è corredato da una pratica interfaccia web ajax per svolgere le operazioni del processo di conservazione, controllarne l'andamento, rilevare eventuali errori sui volumi di conservazione e l'eventuale stato della loro spedizione ai conservatori esterni:

@-Retain updated.pdf 

Fascicolazione e conservazione a norma

Il tema del corretto trattamento del fascicolo all'interno dei sistemi di conservazione a norma è spesso poco considerato. Tuttavia esso è di rilevante importanza data la natura "procedurale" della fascicolazione. La fascicolazione è infatti l’attività di riconduzione logica (e, nel caso di documenti cartacei, anche fisica) di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere vivo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa. La fascicolazione quindi permette di costruire un sistema basato sull’organizzazione funzionale dei documenti in unità complesse stabili nel tempo (i fascicoli), che riflettono la concreta attività del soggetto produttore. La classificazione e la fascicolazione favoriscono la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall’Amministrazione nel corso della propria attività: solo così si assicura la possibilità per l’Amministrazione stessa e per il cittadino di accedere ad una informazione contestualizzata, che dia conto del patrimonio informativo utilizzato a supporto di una determinata attività amministrativa. Un sistema di conservazione a norma che non tratti in maniera corretta il fascicolo ed il suo divenire nel tempo non è quindi in grado di documentare il corretto svolgimento della attività amministrativa.

Il corretto trattamento del concetto di fascicolo pone tuttavia criticità tecniche e procedurali. I fascicoli infatti per loro natura possono rimanere aperti per un periodo considerevole di tempo (si pensi ad una pratica urbanistica pluriennale di un qualsiasi ufficio comunale). La conservazione a norma viceversa deve donare certezza giuridica nel minor tempo possibile ai documenti ed ai metadati descrittivi, compresi i vincoli archivistici che collegano i documenti perchè essi rappresentano appunto "la concreta attività del soggetto produttore". @ Retain recepisce nella sua architettura questa esigenza ed utilizzando gli strumenti di versioning del sistema documentale open source Alfresco traccia sistematicamente qualsiasi modifica venga apportata alle unità documentali sottoposte al trattamento di conservazione a norma durante il loro ciclo di vita. Lo fa non imponendo l'immodificabilità delle stesse, pratica assolutamente incompatibile con la usuale dinamica documentale della pubblica amministrazione, ma viceversa generando nuove versioni via via che le informazioni di processo vengono aggiornate e inviando in conservazione unicamente le informazioni che sono cambiate, mantenendo nel contempo uno storico completo dell'archivio e nel massimizzando l'efficienza di archiviazione.

Ciò permette di inviare in conservazione i documenti immediatamente nelle more della loro formazione donando loro la necessaria certezza giuridica nel più breve tempo possibile e poi via via che essi sono trattati nel corso dei procedimenti, ovvero vengono collegati tra se mediante i vincoli archivistici nel procedimento di fascicolazione, aggiornare il necessario e mantenere lo storico delle versioni.

In tal modo @ Retain non solo è in grado di documentare la certezza giuridica dei documenti trattati, ma di fornire le evidenze legali opponibili a terzi delle modalità con le quali si è stratificato il fascicolo e conseguentemente come si è svolto il procedimento collegato in termini documentali.

Il tema del corretto trattamento del fascicolo all'interno dei sistemi di conservazione a norma è spesso poco considerato. Tuttavia esso è di rilevante importanza data la natura "procedurale" della fascicolazione. La fascicolazione è infatti l’attività di riconduzione logica (e, nel caso di documenti cartacei, anche fisica) di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere vivo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa. La fascicolazione quindi permette di costruire un sistema basato sull’organizzazione funzionale dei documenti in unità complesse stabili nel tempo (i fascicoli), che riflettono la concreta attività del soggetto produttore. La classificazione e la fascicolazione favoriscono la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall’Amministrazione nel corso della propria attività: solo così si assicura la possibilità per l’Amministrazione stessa e per il cittadino di accedere ad una informazione contestualizzata, che dia conto del patrimonio informativo utilizzato a supporto di una determinata attività amministrativa.

Un sistema di conservazione a norma che non tratti in maniera corretta il fascicolo ed il suo divenire nel tempo non è quindi in grado di documentare il corretto svolgimento della attività amministrativa.

Tecnologie

Case History