RMdoc Dalla archiviazione elettronica alla fatturazione elettronica
L'evoluzione dei sistemi informativi veso la fatturazione elettronica, già legalmente possibile secondo il decreto legislativo n. 52/2004 e divenuta obbligatoria con la finanziara 2008 per alcuni soggetti verso alcuni enti pubblici "pilota", vede come traguardo l'emissione di una fattura "completamente elettronica", ovvero del tutto immateriale, la cui autenticità di origine, integrità e data certa sono garantite dall'apposizione della firma elettronica e della marca temporale.
La fattura elettronica implica la necessità di un sistema informativo documentale in grado di trattare tecnicamente la firma massiva di documenti di fatturazione così come quella di mantenerli archiviati secondo le disposizioni di legge ovvero di poter ottemperare all'obbligo di esibizione a richiesta dell'autorità.
In realtà quindi la fatturazione elettronica è il punto di arrivo di un processo di riorganizzazione nel trattamento informatico dei documenti fiscalmente rilevanti, sia relativi al ciclo attivo che a quello passivo, che vede il suo inizio nella implementazione di un sistema di archiviazione documentale in grado di assicurare, gradatamente, i passaggi tecnici ed organizzativi necessari alla gestione completa della fatturazione elettronica.
RMdoc è tutto questo e molto di più.
Rmdoc è basato sulla piattaforma di gestione documentale leader di mercato in ambito open source, Alfresco.
Rmdoc fornisce 4 moduli applicativi che implementano: Archiviazione elettronica (organizzazione dei documenti in repository documentale con applicazione di metadati per la ricerca organizzata), Delivery (invio automatizzato dei documenti elettronici), Conservazione sostitutiva (eliminazione dei documenti cartacei ricevuti ed emessi mediante la conservazione a norma di documenti elettronici con uso di firma elettronica mediante lo svolgimento delle previste attività a norma di legge), Fatturazione elettronica (generazione documento, firma elettronica, apposizione marca temporale, invio e archiviazione a norma).
E' possibile avviare una transizione graduale utilizzando inizialmente il solo primo modulo di archiviazione eletronica e poi procedere con l'implementazione delle funzioni successive.
Archiviazione Elettronica
Si tratta di un modulo in grado di svolgere automaticamente il compito di archiviazione elettronica dei documenti fiscali del ciclo attivo e del ciclo passivo.
Per il ciclo attivo, RMdoc acquisisce ed elabora un file contenente i dati per la fatturazione (file di spool o di altro tipo) dal quale provvede a formare la fattura in formato Pdf. Tali documenti vengono archiviati automaticamente e possono essere consultati in qualsiasi momento tramite una comoda interfaccia web utilizzando chiavi di ricerca basate su "denominazione", "partita iva o codice fiscale", "data di emissione", "numero di documento".
Per qualsiasi evenienza il documento può essere recuperato per essere reinviato al cliente, stampato, visualizzato. (NB: in questo caso i documenti DEVONO ancora essere stampati e conservati in forma cartacea).
Per il ciclo passivo, Rmdoc prevede la acquisizione tramite scanner del documento cartaceo della fattura o il caricamento di un file pdf ricevuto tramite posta elettronica.
Tali file pdf ottenuti con i due procedimenti vengono salvati all'interno di uno speciale "hot folder" di RMdoc avendo cura di nominarli con il numero di documento che essi hanno acquisito durante la registrazione contabile nel sistema ERP.
Mediante una funzione di integrazione con il sistema ERP, Rmdoc è in grado di leggere i metadati relativi al documento in trattamento, ovvero "denominazione, partita iva, codice fiscale, data di emissione" e provvedere alla archiviazione automatica. A questo punto i documenti archiviati sono immediatamente disponibili per chiunque in azienda, ricercabili secondo le chiavi specificate e non è più necessario recarsi a prelevare un documento dai raccoglitori solo per consultarlo, così come non è più necessario eseguire fotocopie del medesimo da distribuire nei vari reparti aziendali (NB: tale archiviazione non ha valore sostitutivo e quindi i documenti ricevuti DEVONO ancora essere stampati e conservati in forma cartacea ai fini legali).
per archiviazione elettronica si intende il processo di produzione o trasformazione di documenti in forma elettronica e la loro classificazione ed archiviazione all'interno di sistemi informatici per una più semplice ed immediata fruibilità e rintracciabilità.
L' archiviazione elettronica non deve essere confusa con la conservazione sostitutiva, che aggiunge alla stessa una serie di requisiti funzionali che, ottemperando a precise norme tecniche di legge, rendono i documenti elettronici opponibili a terzi legalmente come "originale".
Archiviazione elettronica
Il modulo di archiviazione elettronica di RMdoc permette di creare, anche partendo da semplici file di spool del sistema informativo, i documenti elettronici del ciclo attivo nel formato standard Adobe PDF/a che vengono automaticamente archiviati in una sezione dell'archivio documenti dedicata al "ciclo attivo".
Fatture, conferme d'ordine, solleciti, estratti conto, note di credito, etc sono automaticamente creati con la impaginazione desiderata ed archiviati per essere immediatamente disponibili in azienda tramite una sofisticata interfaccia web.
Cercare un documento di anni precedenti, visualizzarlo, inviarlo per email diviene un fatto istantaneo.
Per quello che riguarda invece i documenti passivi, RMdoc permette di acquisire gli originali cartacei mediante scanner e provvede automaticamente ad eseguire una chiamata verso il sistema informativo per ottenere i dati relativi alla registrazione del medesimo (per esempio nel caso di una fattura passiva, importo, valore iva, etc) ed archiviarla automaticamente all'interno della cartella cliente, anno etc.
Rmdoc mette a disposizione un hot folder in rete nel quale inviare le scansioni e poi provvede a processare il file automaticamente.
E-Delivery
Il modulo E-delivery si prende carico della spedizione automatica dei documenti.
Complementando il modulo di archiviazione elettronica, E-delivery automatizza il processo di invio dei documenti verso i clienti ed i fornitori utilizzando vari canali come la posta elettronica, il fax, il servizio Postel, i flussi EDI.
In base a ciascun canale E-delivery provvede a formattare uno specifico documento come richiesto dal canale specifico (per esempio formato @ o MPX per Postel).
Tramite posta elettronica viene spedito un messaggio contenente uno speciale link che oltre ad inviare il documento in formato pdf al destinatario, provvede a registrare la conferma dell'avvenuta consegna all'interno dell'archivio elettronico.
Conservazione sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva è un processo che, a norma di legge, permette di conservare i documenti in formato digitale con il conseguente abbandono dei tradizionali processi basati su carta. La memorizzazione, come specificato
dalla Delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004, può avvenire su qualsiasi supporto informatico. La normativa in tema di Conservazione Sostitutiva ha alla base:
• Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Modalità di
assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Per quanto riguarda gli obblighi viene definito, tra l’altro, che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non modificabili;
- sono emessi al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica (firma
elettronica qualificata);
- possono essere esibiti anche in via telematica e devono essere resi disponibili, su richiesta, anche in forma cartacea.
• Circolare Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio 2005. D.M. 23/1/2004 recante "modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Campi di applicazione".
• Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/ E del 06 dicembre 2006. Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
Il modulo RMdoc conservazione sostitutiva offre tutto il necessario per assolvere gli obblighi di legge, archiviazione, creazione dei lotti, firma elettronica e apposizione della marca temporale
Fatturazione elettronica
Il decreto legislativo n. 52/2004 apre le porte alla possibilità di emissione della fattura elettronica ovvero di una fattura completamente 'immateriale', cosa diversa dalla semplice trasmissione con modalità elettroniche della fattura.
Infatti L'attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura elettronica sono garantite dall'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente o tramite sistemi Edi
Le fatture elettroniche, se trasmesse o ricevute in forma elettronica, devono essere archiviate nella stessa forma. Se consegnate o spedite in copia cartacea possono essere archiviate sia elettronicamente sia in veste materiale.
Il modulo di Fatturazione elettronica di RMdoc soddisfa questi requisiti (è naturalmente necessaria la presenza del modulo di conservazione sostitutiva, che è un prerequisito).
Concludendo possiamo dire che "l'insieme dei moduli RMdoc realizza, secondo passaggi graduali, il percorso di evoluzione dalla gestione analogica dei documenti fino al traguardo della fatturazione completamente elettronica.
Tutto questo senza richiedere modifiche al vostro sistema informativo e garantendo l'accesso a tutti i vantaggi dei documenti elettronici, per di più utilizzando una piattaforma Open Source libera da costi di licenza."