Concourse Suite - L'applicazione open source per la gestione delle relazioni con i clienti con caratteristiche professionali

Concourse Suite fornisce comodi strumenti per migliorare e misurare vari processi, tra cui il ciclo di qualificazione di nuovi contatti, il ciclo di gestione delle opportunità, il processo di produzione delle offerte, il processo di assistenza tecnica post vendita, le campagna marketing, le attività di telemarketing, i progetti e le commesse.
Complemento ideale alle applicazioni ERP.

I moduli operativi disponibili permettono di gestire la:

• Qualificazione dei contatti (lead management)
• La completa gestione delle attività svolte con ciascun contatto (contact management)
• La completa gestione delle opportunità di vendita (opportunity management)
• La produzione e gestione delle offerte nelle loro varie versioni (quotes management)
• La gestione di campagne marketing (Campaign management)
• La gestione dei documenti, nelle loro varie versioni (document management)
• La gestione della assistenza tecnica tramite ticket (help desk)
• La gestione dei progetti e delle commesse (project management)

Tutti i moduli sono integrati e possono fare capo ad un oggetto contenitore che è l' "Account", ovvero l'entità "azienda cliente". L'applicazione è corredata di un modulo reportistica in grado di produrre report su tutti i moduli funzionali in formato pdf.

Modulo qualificazione contatti (lead management)
Questo modulo applicativo permette di svolgere le attività necessarie a qualificare un contatto nella prospettiva di renderlo una potenziale fonte di opportunità. E' possibile configurare una gerarchia con operatori che "riportano" ad uno o più responsabili.

• Offre le funzioni per caricare liste esterne, mettere il lead in carico ad un operatore, qualificarli e poi chiuderli (ovvero trasformarli in Contatti).
• Gli utenti possono inserire nuovi lead anche manualmente.
• Lead possono essere caricati anche tramite file .csv (facilmente prodotti con excel)
• Lead possono essere inseriti anche tramite una API HTTP-XML (integrazione con siti web aziendali ed i form di registrazione e richiesta informazioni)
• Gli utenti possono visionare gli ultimi lead inseriti
• Lead doppi vengono segnalati
• Lead possono essere assegnati, scartati, cestinati ed eliminati
• Link automatici sono forniti per recuperare informazioni tramite Google, Yahoo, MSN, and Ask Jeeves
• Il cruscotto utente mostra il tasso di conversione dei lead in contatti
• Lead possono essere trasformati in contatti e poi gestiti tramite il modulo applicativo di gestione contatti (contacts management)

Modulo gestione contatti (contacts management)
Questo modulo offre gli strumenti per avere a portata di mano tutti i dati importanti di un contatto, come indirizzi, telefoni, indirizzi di posta elettronica, ma soprattutto di tenere traccia di tutte le attività aziendali relative ad un contatto, documenti, appuntamenti, riunioni, telefonate, messaggi di posta elettronica.

• Permette di programmare attività future e gestisce i relativi remainder, mantenere una agenda pubblica e privata dei compiti da svolgere.Il modulo offre una vista generale di tutte le attività collegate al contatto, come appuntamenti, documenti inviati, messaggi di posta elettronica, offerte, opportunità.
• E' possibile importare i dati dall'esterno tramite file .CSV o tramite l'interfaccia HTTP XML.
• I contatti possono essere di tipo privato, pubblico, oppure "gerarchico", ovvero rispondere ad un criterio di gerarchia stabilito.
• I contatti possono essere relazionati ad un account. Grazie al supporto webdav, è possibile accedere ai contatti sotto forma di file VCF per l'importazione verso Personal information manager, Outlook o Thunderbird, come se essi fossero su un disco di rete.
• Ogni utente ha una propria pagina di riepilogo nella quale vengono visualizzate le attività assegnate, gli appuntamenti, il calendario.
• Possibilità di collegare i calendari tramite protocollo iCalendar per l?accesso offline, come per esempio Apple iCal e Mozilla Sunbird.

Modulo gestione opportunità (pipeline)
Il modulo di gestione delle opportunità implementa un sistema gerarchico che permette di gestire strutture commerciali con uno o più responsabili e delle figure che riportano ad essi. Il modulo permette di inserire le opportunità commerciali da perseguire collegandole ad un contatto, specificando i prodotti, la tipologia, l'importo della opportunità, la probabilità di successo e la data di chiusura con lo stato di avanzamento.

• Il sistema produce quindi una pipeline che rappresenta il processo di trasformazione dell'opportunità in ricavo proiettato nel tempo e pesato in funzione del parametro probabilistico.
• Le opportunità sono visualizzabili secondo priorità e possono essere selezionate tramite potenti funzioni di ricerca. Un grafico visualizza l'importo delle vendite previste ad una certa data in funzione dei parametri inseriti.
• Un apposito report permette di ottenere tutte le opportunità gestite da una specifica figura commerciale, nei vari stati di avanzamento.
• Gli oggetti "opportunità" possono essere "assegnati" ad uno specifico operatore e dei reminder possono essere attivati per ricordare le necessarie operazioni di follow up.
• Ad una opportunità possono essere associati documenti in formati office, testo, pdf o oltro, attività specifiche e soprattutto le offerte prodotte con il modulo offerte in maniera integrata.

Modulo produzione offerte (quotes management)
Il modulo di gestione offerte è il complemento ideale della gestione opportunità, perché esso permette di preparare l'offerta formale attingendo tutti i dati dove necessario.

• Dati del cliente, del contatto, i prodotti ed i servizi dalla funzione di catalogo integrata. L'offerta può essere collegata o meno ad una opportunità.
• Il modulo permette al funzionario di vendita di produrre una offerta completa su carta intestata in modalità pdf senza mai abbandonare il browser e senza necessitare di altro software di supporto.
• Possono essere gestiti loghi multipli, data di validità, condizioni speciali, termini di pagamento e quanto altro necessario.
• Il documento prodotto può essere inviato al contatto selezionato tramite la funzione di messaggistica integrata, rimanendo così nel deposito documenti e andando ad inserirsi nella storia delle attività del contatto.
• L'offerta necessita di essere approvata. Gli stati di approvazione sono parametrici per adeguarsi al workflow aziendale.
• Il modulo è corredato di potenti funzioni di ricerca, di un sistema di versioning che permette di tenere traccia di chi ha modificato le offerte, quando e di recuperare le versioni precedenti.
• E' prevista una comoda funzione di clonatura dell'offerta per lavori ripetitivi.
• L'offerta mantiene una propria history nella quale è possibile recuperare operatore, data e ora e azione svolta sul documento.
• Per uso interno è possibile anche allegare delle note informative per informare altri operatori su dettagli specifici riservati.

Modulo gestione Accounts (Accounts management)
Questo modulo permette di gestire le aziende clienti come un contenitore virtuale di tutti i contatti, le attività, le offerte, le opportunità, i contratti di assistenza, le commesse ed i progetti che la riguardano.

• Il modulo è dotato di ampie possibilità di personalizzazione grazie alla funzionalità di creazione di cartelle e campi dati personalizzati integrata. Integrato con il modulo gestione offerte.
• Integrato con il modulo di project management per la gestione e visualizzazione dei progetti associati.
• Tutti i documenti correlati ad un Account sono accessibili tramite il protocollo webdav. Questo protocollo basato su http permette di "montare" il repository documenti di Concursive Suite come se fosse un disco fisico condiviso su un file server, sul proprio desktop. Questa funzionalità è operativa immediatamente anche in sedi remote grazie all'uso dell'http che è di norma trasparente ai firewall.
• Una specifica vista generale permette di avere tutto ciò che riguarda un Account a portata di due click di mouse.

Modulo di gestione progetti e commesse (Project management)
Questo modulo funzionale offre gli strumentinecessari per la gestione dei progetti. Ciascun progetto aperto crea un ambiente che prevede:

• 1)La redazione di articoli.
• 2)La gestione di forum di discussione
• 3)Un deposito documenti di progetto
• 4)La gestione del planning, con il dettaglio delle attività, il piano temporale, l'avanzamento etc etc.
• 5)Lo strumento di bug tracking con gestione dei ticket
• 6)Lo strumento di gestione del team di lavoro
• 7)Lo strumento di configurazione dei ruoli e dei permessi di accesso al progetto per i partecipanti.
• E' possibile fornire accesso al committente su specifici documenti.
• La vista principale mostra i dati degli ultimi progetti nelle ultime 24-48 ore, le ultime due settimane oppure gli ultimi 30 giorni.
• L' indicatore globale del progetto mostra lo stato di avanzamento generale dello stesso. I team di progetto possono includere anche i contatti degli Account.
• Gli utenti ricevono una mail quando sono invitati a partecipare ad un progetto.
• Il modulo integra una gestione delle news dei progetti e gli articoli possono essere inviati via mail ai partecipanti ad un progetto.
• Il modulo è integrato con la gestione Account.
• Gli utenti possono porre annotazioni sulle attività di progetto, che sono indicizzate e ricercabili.
• L'indicatore di piano di progetto mostra lo stato del piano, le attività in ritardo sono mostrate in rosso, le altre in verde.
• I piani di progetto possono essere importati da documenti Excel oppure in formato xml da OmniOutliner.
• Specifici filtri permettono di gestire la completezza o l' incompletezza del progetto e le priorità.
• Tutti i dati di progetto sono indicizzati e ricercabili, compresi i documenti di progetto.
• I documenti di progetto sono accessibili tramite il protocollo webdav.

Modulo gestione Help Desk
Il modulo di help Desk permette di svolgere le attività di assistenza post vendita.

• Ciascuna richiesta di assistenza, sia che provenga da web, che provenga da posta elettronica oppure da telefono, viene gestita tramite l'apertura di un ticket.
• Un ticket può essere collegato ad un contatto, un account, un contratto di assistenza ed un bene (Asset).
• Il ticket prevede un campo descrittivo per la definizione del problema, la locazione ed altri campi di servizio.
• Esso può essere messo in carico ad uno specifico operatore ed avere una severità specifica ed una priorità specifica.
• Può riguardare un dipartimento specifico
• Al momento della soluzione, esso può essere chiuso, indicando la motivazione, la data e le note di chisura
• Il modulo help desk fornisce quindi la storia completa dell'oggetto ticket dal momento della apertura a quello della chiusura, completa di data, ora, utente ed azione intrapresa.
• E' possibile anche inserire le attività in dettaglio svolte nel processo di soluzione.
• Se il ticket è collegato ad un bene in carico, sono visualizzabili le note di assistenza sul bene.
• Il sistema di help desk è corredato di gestione documentale per gli eventuali allegati tecnici e fornisce la possibilità di personalizzare le schede dati in maniera completa.
• E' possibile collegare il ticket ad un contratto di assistenza con gestione delle ore a scalare e fornire al cliente la stampa dei dettagli sul ticket per la giustificazione della fatturazione.

Caratteristiche e specifiche tecniche

• 100% conpatibile con Internet Explorer 5.0, 5.5, e 6.0
• 100% compatibile con Mozilla e Mozilla Firefox
• 100% compatibile con Mac OS Safari

Opera con Tomcat 5.5 e Java 1.5 e può girare in ambiente Linux/Unix e Windows Disponibile una specifica classe Java per permettere l?accesso da applicazioni Java a tutti i dati di Concursive Suite. Scheduler Quartz integrato per la gestione ottimizzata del ppoling delle connessini, controllo delle istanze e l'immediata esecuzione dei processi amministrativi di manutenzione. Eventi di processo per oltre 10 classi di dati: Contatti, Attività, Emails, Comunicazioni, Compiti, Offerte, Opportunità, Tickets, Contratti di servizio, Beni, Documenti e Relazioni. Possibilità di personalizzare il file Workflow.xml per modificare come Concursive Suite reagisce quando sono creati degli oggetti, quando vengono modificati o cancellati. Per esempio invio di mail oppure interscambio di dati con altri ambienti. Il file Workflow.xml include una sezione scheduler per l?esecuzione di processi a intervalli ricorrenti. Supporta i database: Postgresql, Microsoft SQL, Oracle, Firebird e DaffodilDB Sicurezza  

• Login SSL - fornisce un ingresso consistente e sicuro alla applicazione
• Unica sessione per utente. Se un utente è già loggiato, un secondo accesso richiede che sia cancellata l'altra sessione.
• Al timeout della sessione l'utente viene automaticamente invalidato e un nuovo login è necessario.
• Ruoli e permessi - ciascun utente ha un singolo ruolo nel quale sono regolati I permessi di accesso. Possono essere creati tutti i ruoli necessari.
• Gerarchia degli utenti - ciascun utente può riportare ad un altro utente.
• Permessi a livello di azione - permette di restringere l'uso dei moduli in funzione del ruolo
• Permessi a livello di record - Permette di restringere l'uso dei record in funzione del proprietario e della gerarchia utenti.
• Protezione per accessi concorrenti al medesimo record - gli utenti sono notificati qualora un altro utente stia modificando il medesimo record.
• Password immagazzinati in modalità criptata.
• Criptazione a chiave pubblica e privata
• Sistema di file system protetto - previene l?accesso non autenticato ed il furto di files
• Logging - l'accesso al sistema è loggato.

Performance

• Pool di connessione al database
• Object Cache, per la condivisione delle risorse a livello di sistema tra gli utenti
• Image Cache, Impiegata per il riuso delle immagini, come i grafici.

Interfaccia utente

• Page layouts - templates usati per definire dove gli elementi globali devono essere posizionati e dove devono essere posizionati i contenuti. Il contenuto è separato dal layout.
• Page skins - Impostazioni di presentazione grafica degli elementi, tipicamentecon style sheets; colori, bordi, immagini, dimensioni, etc.

Motore di regole

• Eventi sugli oggetti - triggers in un workflow personalizzabile quando un oggetto è inserito, modificato, cancellato o selezionato.
• Eventi programmati - Triggers a tempo per processi ricorrenti
• Notification manager - responsabile per l?invio e la scrittura nel log degli eventi.

Motore di reportistica integrato

• Sofisticato motore di reportistica, con funzionalità simili a quelle di Crystal Reports, completo di Editor grafico. Permette report complessi di qualità professionale e personalizzabili. Possibilità di inserire grafici nei report.
• Sistema di accodamento dei report per la gestione di carichi elevati.
• Output in formato Adobe pdf
• I report possono prevedere variabili dinamiche inserite dagli utenti.

API per integrazione

• Classe Java per accesso completo ai dati da altre applicazioni Java.
• API basata su HTTP-XML - client multipli possono aggiungere, cancellare, aggiornare o leggere record sul server, in base a permessi e autenticazione.
• Sincronizzazione tramite API XML - Client multipli possono sincronizzare le tabelle con il server.
• Possibilità di processare i log tramite API XML - lista dei processi interni ed esterni con timestamp.
• Libreria Reader/Writer che può leggere e scrivere I dati in vari formati e canali, compresi files e database.

Indicizzazione documenti e ricerca.

• La gestione documentale riguarda l' intero sistema.
• Tutto, è indicizzato e ricerabile, database e files.
• L'indicizzazione dei contenuti è svolta in tempo reale, appena il contenuto è inserito.
• L'indicizzazione è separata dal database, per cui la ricerca non impatta avvertibilmente sulla risposta del sistema.

Funzioni dei moduli riutilizzabili

• Login
• Valori della configurazione di sistema disponibili in cache nel servlet context
• Valori della configurazione utente disponibili in cache, nella sessione utente.
• Folders & Forms per campi personalizzati
• Ricerca indicizzata

Utilities riutilizzabili dagli sviluppatori

• ApplUtils per il caricamento ed il salvataggio persistente delle impostazioni applicative
• ContentUtils per il parsing dei contenuti e dei metadati dai documenti
• DatabaseUtils per il lavoro con il database in maniera indipendente dal tipo di database
• DateUtils per metodi comuni sulle date.
• FileUtils per I metodi comuni sui files; copia dei files
• HTMLUtils per il lavoro con gli elementi ed i dati html
• HTTPUtils per la connettività remota in HTTP e HTTPS
• ImageUtils per la gestione delle immagini
• JasperReportUtils per la compilazione dei report e la generazione dei PDF
• ObjectUtils per reflection e serializzazione
• SMTPMessage per l'invio dei messaggi di testo e HTML , con supporto degli allegati.
• StringUtils per la gestione delle stringhe
• SVGUtils per la gestione del formato grafico SVG
• XMLUtils per metodi comuni su dati xml; parsing, ricerca nodi e conversione in testo
• ZipUtils per la gestione dei files compressi in formato zip