Alfresco - la gestione documentale open source
Alfresco rappresenta una soluzione completa per la gestione documentale in azienda,per esigenze di archiviazione digitale, gestione di banche dati immagini, gestione contenuti web, processi approvativi documentali ed è rilasciato con licenza open source GPL.
La gestione documentale di Alfresco offre alle aziende ed alla pubblica amministrazione tutti i servizi necessari per la creazione, la conversione, la gestione e la condivisione di documenti elettronici. Sviluppato seguendo standard industriali con licenza open source, il sistema fornisce strumenti per il controllo delle versioni, la ricerca, la visualizzazione e la gestione delle relazioni e delle dipendenze, la tassonomia ed i metadati specifici per ogni applicazione.
L'interfaccia amministrativa permette l'importazione e l'esportazione degli spazi di lavoro completi, la definizione dei parametri di sicurezza, la gestione dei ruoli, dei gruppi e degli utenti.
Il motore integrato di trasformazione permette alla piattaforma di gestire il formato dei contenuti in base alla definizione di regole di business (per esempio trasformare in pdf tutti i documenti che entrano in una certa cartella). Il potente motore di workflow (jbpm) integrato offre il pieno controllo del ciclo di vita del documento e dello svolgimento dei processi di creazione, revisione e pubblicazione degli stessi.
Un moderno client web con tecnologia Ajax permette di svolgere agevolmente tutte le operazioni sui documenti senza richiedere l'installazione di alcun software sui pc degli operatori.
I template di visualizzazione e i cruscotti offrono un controllo in tempo reale sui documenti. La funzione di preview è utile per visualizzare i contenuti uniti ad altri elementi.
In maniera simile la funzione "documento composito" aiuta a raggruppare logicamente i documenti, per esempio per i progetti di marketing.
La gestione degli archivi digitali fornisce un unico punto operativo dal quale accedere ai contenuti multimediali e a tutti i relativi metadati trasversalmente a tutta l'azienda.
Alfresco centralizza l'immagazzinamento e fornisce uno strumento semplice ed efficiente di accesso e consultazione per ogni genere di informazione digitale.
Sia che si tratti dei contratti di lavoro, contratti di acquisto, di manutenzione o accordi di collaborazione con business partner, la completezza, la validità, la tracciabilità e l'inalterabilità possono essere garantite. Le funzioni di gestione del ciclo di vita dei documenti offerte da Alfresco assicurano che le persone afferenti alle varie unità organizzative, divisioni e reparti possano lavorare assieme per svolgere tutti i processi collegati alla istruzione di una pratica o alla stipula di un contratto durante il suo ciclo di vita - dalla creazione attraverso la sua compilazione e modifica, fino al termine del suo uso.
Applicazioni naturali sono per esempio la gestione delle commesse, la gestione delle cartelle cliniche, la gestione dei fascicoli fiscali, la gestione di collezioni di immagini, prodotti, capi di abbigliamento etc etc.
Alfresco opera perfettamente congiuntamente con i più diffusi scanner per documenti tra cui l'innovativo Canon Scanfront 220
Le funzioni chiave offerte sono:
Gestione flessibile dei metadati
Pieno controllo sui privilegi di accesso
Sicurezza e controllo di versione
Trasformazione di formato
Indicizzazione e ricerca full text
Blocco, check in e check out dei documenti
Sincronizzazione off-line per l'accesso fuori linea
Tassonomia e categorizzazione dei contenuti
Ricerca avanzata con metadati combinati, locazione e ricerca multicategoria
Report avanzati e cruscotti.
Composizione logica tramite raggruppamento di altri contenuti
Cancellazione "soft" e supporto per il recupero dei documenti
Creazione integrata anteprime immagini e documenti