Gestione documentale commesse
Antica Bottega Digitale ha implementato una soluzione per la gestione documentale delle commesse basata sulla piattaforma open source Alfresco.
Essa razionalizza tutto il processo di documentazione di una commessa, dalla produzione dell'offerta alla approvazione dei verbali di riunione.
Essa si compone di una serie di aspect appositamente sviluppati,un clent web in tecnologia ajax per gli utenti, un template di commessa ed una serie di Rules per l'importazione dei documenti dal file server e l'applicazione automatica degli aspects ai contenuti.
L'applicazione modella uno spazio documentale di commessa formato da una specifica configurazione di directories personalizzabile caso per caso e che realizzano la struttura di cartelle e sottocartelle nei quali mantenere organizzati i contenuti
Templte di commessa
Tale spazio documentale è poi rappresentato da un apposito “Template” che, operando come un modello, permette all'operatore, ogni volta che è necessario creare una nuova commessa, di poter creare tutto l'albero di cartelle con un singolo click.
Il template incorpora anche tutti gli utenti che hanno accesso alla commessa con il rispettivo ruolo operativo sui contenuti, rendendo estremamente semplice e pratica la gestione.
Per gestioni molto complesse o per aziende dotate di più divisioni che gestiscono gruppi di lavoro diversi su varie commesse, è naturalmente possibile implementare template
multipli per ogni esigenza applicativa.
Metadati
Uno spazio documentale di commessa ha uno specifico aspect collegato nel quale vengono archiviati i metadati specifici del progetto (numero di commessa, centro di costo, ragione sociale del cliente, matricola impianto, tipologia impianto, referenti cliente, etc etc).
Questi metadati vengono di volta in volta personalizzati in base alle specifiche esigenze della azienda sulla base del proprio modello organizzativo e una volta inseriti essi vengono automaticamente applicati ed identificano anche ogni documento che viene inserito all'interno della commessa.
Diviene così possibile ricercare un disegno, un contratto, una offerta, un manuale o qualsiasi altro tipo di contenuto utilizzando ognuna di queste chiavi di ricerca ed istantaneamente accedervi con il proprio browser.
Chiunque svolga l'attività di creare offerte per progetti a commessa sa quanto sia importante poter cercare offerte simili per tipologia e componenti utilizzati nell'archivio storico utilizzando chiavi di ricerca specifiche della tipologia di attività della propria azienda.
Si pensi, per esempio, alla possibilità di utilizzare un campo tipologia documento impostabile ad “offerta” e un campo “tipo di impianto” impostabile con tutte le tipologie e varianti di impianti prodotti.
Versioning
Sulle cartelle che contengono documenti critici è possibile attivare la funzione di versioning.
Essa rende impossibile la sovrascrittura accidentale di un documento perché il sistema provvede automaticamente a mantenere tutte le versioni inserite di un documento e le relative informazioni (creatore, data creazione, versione, etc etc).
Mai più alcun documento sovrascritto per errore.
Tassonomia .
Ciascun documento inserito nella commessa può essere categorizzato secondo una tassonomia multilivello liberamente definibile.
In tale modo è possibile etichettare i documenti in base alla loro natura e successivamente ricercarli con il medesimo metodo.
Contratti, Specifiche tecniche, Offerte, Presentazioni multimediali,Verbali possono essere precisamente indicati per quale è la natura del loro contenuto e ricercati per esso.
Workflow approvativi
Ogni documento, sia esso una offerta o un verbale di riunione oppure una modifica dei requisiti, può essere inviato tramite un semplice workflow a uno o più utenti perché possa approvarlo o rifiutarlo.
All'atto di avvio del workflow, il soggetto coinvolto riceve una email che lo informa che sul sistema c'è un documento che attende la sua approvazione.
Sul client ajax, in un apposita area “tasks”, i documenti da approvare sono elencati e possono essere controllati. Se il documento è conforme allora esso può essere approvato tramite l'applicazione di una specifica “action” di approvazione, oppure rispedito al mittente con una nota esplicativa oppure ancora inoltrati ad un altro utente ancora.
Integrazione con sistema di posta elettronica
Antica Bottega Digitale offre anche una estensione /zimlet) per il sistema di messaggistica Zimbra che fornisce una completa integrazione con il sistema documentale delle commesse su Alfresco.
Direttamente dall'interno del sistema di posta elettronica diviene quindi possibile accedere allo spazio documentale della commessa, scegliere uno o più documenti ed inviarli per email.
Nello stesso modo, un messaggio ed i relativi allegati possono essere salvati direttamente all'interno dello spazio documentale di commessa.